| 📋 Type de formation | 🎯 Caractéristiques | ⚖️ Obligations légales | 👥 Droit de refus |
|---|---|---|---|
| Formations obligatoires | Conditionnent l’exercice de l’activité (ex: carte pro agent immobilier, qualification soudeur) | Imposées par loi, décret ou convention internationale | ❌ Aucun – Le refus = faute pouvant justifier un licenciement |
| Formations non obligatoires | Développement des compétences et adaptation aux évolutions du métier | Initiative de l’employeur, représentent la majorité du planning | ✅ Possible – Le refus n’est ni une faute ni un motif de licenciement |
| Bilan de compétences & VAE | Évaluation des compétences et reconnaissance des acquis de l’expérience | Nécessite l’accord explicite écrit du salarié | ✅ Total – Mise en œuvre impossible sans consentement du salarié |
| Parcours linguistiques (allophones) | Formation linguistique niveau A2 minimum, durée max 80h, en temps de travail effectif | Réservé aux salariés sous contrat d’intégration républicaine | ➖ Rémunération maintenue pendant toute la durée |
Le planning de formation, aussi appelé plan de développement des compétences, est devenu un outil stratégique incontournable pour toutes les entreprises soucieuses de maintenir leurs équipes à niveau et de développer leurs talents. Concrètement, il s’agit du cadre qui regroupe l’ensemble des actions de formation que vos collaborateurs vont suivre au cours d’une année. Ce dispositif, porté par le département RH, vise à la fois à adapter les salariés à leur poste de travail et à développer leurs compétences pour les défis futurs.
Qu’est-ce qu’un planning de formation et pourquoi est-il essentiel
Le planning de formation représente la feuille de route annuelle de toutes les actions de formation mises en place dans votre organisation. Depuis 2019, ce qu’on appelait traditionnellement plan de formation a été remplacé officiellement par le plan de développement des compétences, bien que les deux termes restent utilisés dans le langage courant.
Ce document stratégique compile l’ensemble des formations que suivront vos collaborateurs durant un exercice donné. Il constitue une obligation légale pour l’employeur, qui doit assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste et leur capacité à occuper un emploi. Au-delà de cette obligation, il permet également de préparer vos équipes aux nouveaux défis du marché, d’intégrer les innovations technologiques et de consolider les compétences existantes.
L’importance de ce planning réside dans sa capacité à aligner les besoins individuels de développement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Il ne s’agit pas seulement de cocher des cases, mais bien de créer de la valeur pour vos collaborateurs et votre organisation.
Les trois types de formations prévues dans votre planning
Votre planning de formation peut intégrer trois catégories distinctes d’actions, chacune répondant à des objectifs spécifiques et soumise à des règles différentes.
Les formations obligatoires
Il s’agit de toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, conformément à un texte légal comme une loi, un décret ou une convention internationale. Par exemple, la formation obligatoire des agents immobiliers pour le renouvellement de leur carte professionnelle, ou les qualifications de soudeurs dans l’industrie.
Pour ces formations, le refus du salarié constitue une faute pouvant justifier un licenciement. Elles représentent donc un caractère non négociable dans votre planning.
Les formations non obligatoires
Ces actions regroupent toutes les formations facultatives initiées par l’employeur. Elles visent généralement le développement des compétences et l’adaptation aux évolutions du métier. Contrairement aux formations obligatoires, le refus d’un salarié de suivre une formation non obligatoire ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.
Ces formations représentent souvent la majorité de votre planning et constituent le cœur de votre stratégie de montée en compétences.
Les bilans de compétences et la validation des acquis
Votre planning peut également prévoir des actions de bilan de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE). Ces dispositifs nécessitent l’accord explicite du salarié pour être mis en œuvre. Ils permettent d’évaluer les compétences existantes et de reconnaître officiellement les savoir-faire acquis par l’expérience.
Comment construire efficacement votre planning de formation
L’élaboration du planning de formation est un processus complexe qui nécessite une approche structurée et méthodique. Voici les étapes clés pour bâtir un planning pertinent et efficace.
Le recueil des besoins de formation
La première étape consiste à identifier les besoins de vos collaborateurs. Dans la majorité des entreprises, ce recueil s’opère lors des entretiens annuels d’évaluation. C’est le moment où managers et collaborateurs discutent des compétences à développer et des formations souhaitées.
Pour faciliter ce processus, certaines organisations mettent en place un catalogue de formation en ligne accessible à tous les salariés. Cette approche permet de proposer une offre personnalisée par typologie de population et de recommander les actions les plus stratégiques pour l’entreprise.
La consolidation et l’arbitrage des demandes
Une fois les besoins recueillis, le département RH consolide l’ensemble des demandes. Vient ensuite la phase d’arbitrage, qui doit respecter le budget alloué à la formation tout en tenant compte des grandes orientations stratégiques de l’entreprise.
Les représentants du personnel sont généralement impliqués dans cette étape, garantissant ainsi une certaine transparence dans le processus de sélection. L’arbitrage nécessite de prioriser les actions selon leur impact sur la performance et leur alignement avec les objectifs business.
La budgétisation et la validation finale
Le planning doit être réaliste financièrement. Les frais de formation sont à la charge de l’employeur, incluant les coûts pédagogiques, les frais de déplacement et d’hébergement éventuels. Il convient donc d’établir un budget précis et de s’y tenir.
La validation finale implique souvent la direction générale et doit s’inscrire dans une vision pluriannuelle de développement des compétences, même si le planning reste établi sur une base annuelle.
Quels salariés sont concernés par le planning de formation
Tous les salariés de votre entreprise peuvent bénéficier des formations prévues dans le planning, sans condition d’ancienneté. Cela inclut même les personnes en alternance, qu’elles soient en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation.
L’employeur dispose d’une liberté dans le choix des salariés qu’il souhaite former. Cependant, cette liberté n’est pas absolue : les critères de sélection ne peuvent en aucun cas être discriminatoires. Vous ne pouvez pas écarter un collaborateur d’une formation sur la base de son âge, de son origine ethnique, de sa situation familiale ou de tout autre critère protégé par la loi.
En tant que salarié, vous pouvez également prendre l’initiative de demander à suivre une formation prévue dans le planning. Toutefois, l’accord de votre employeur reste nécessaire pour bénéficier de la formation souhaitée. Cette demande peut être formulée lors de votre entretien professionnel ou de votre entretien annuel.
La mise en œuvre concrète du planning de formation
Une fois validé et budgétisé, votre planning de formation entre dans sa phase opérationnelle. Cette étape demande une coordination minutieuse entre différents acteurs.
Les formats et modalités de formation
Les actions de formation peuvent prendre des formes très variées, ce qui rend la gestion du planning particulièrement complexe. Vous pouvez proposer des formations collectives ou individuelles, présentielles ou digitales en e-learning, dispensées par des formateurs internes ou des organismes externes.
Cette diversité dans les contenus et les formats permet de s’adapter aux besoins spécifiques de chaque population mais nécessite une organisation rigoureuse. Les formations digitales offrent notamment une grande flexibilité pour les collaborateurs dispersés géographiquement.
La gestion du temps de formation
Les formations peuvent se dérouler pendant ou hors du temps de travail, selon des règles précises. Lorsqu’elles ont lieu pendant le temps de travail, la rémunération du salarié est maintenue et cette période est assimilée à l’exécution normale du contrat de travail. Le salarié conserve donc tous ses droits liés à son ancienneté, comme les congés payés.
Dans certains cas prévus par un accord collectif d’entreprise ou de branche, des formations peuvent se dérouler hors temps de travail, dans la limite de 30 heures par an et par salarié. L’accord écrit du salarié est alors obligatoire, et celui-ci peut se rétracter dans un délai de huit jours.
La protection sociale pendant la formation
Pendant les formations qui se déroulent sur le temps de travail, votre protection sociale est intégralement maintenue. Si un accident survient durant la formation, il sera considéré comme un accident du travail.
Même pour les formations hors temps de travail, vous bénéficiez de la législation de la Sécurité sociale relative aux accidents du travail et aux maladies professionnelles, garantissant ainsi votre protection.
Le suivi et l’évaluation de votre planning de formation
Un planning de formation ne se limite pas à sa conception et à son déploiement. L’évaluation des actions menées constitue une étape essentielle pour mesurer le retour sur investissement et ajuster les stratégies futures.
L’évaluation de l’impact des formations
Une fois l’année écoulée, il est crucial d’évaluer l’impact réel des programmes déployés. Chaque investissement RH doit être justifié et mesurable. Les responsables formation peuvent s’appuyer sur différentes méthodologies pour évaluer l’efficacité de leurs actions.
Le modèle Kirkpatrick, approche traditionnelle en quatre niveaux, permet d’évaluer la satisfaction, l’apprentissage, le transfert des compétences et les résultats business. Des approches plus modernes peuvent également mesurer le Retour sur Investissement (ROI de la formation) et le Retour sur Engagement (ROE de la formation).
Le suivi documentaire et le bilan social
À l’issue de chaque formation, l’organisme formateur remet au salarié une attestation prouvant qu’il a suivi l’action. Ce suivi documentaire est essentiel pour constituer le bilan social de l’entreprise et répondre aux obligations légales.
Le bilan de formation permet également d’identifier les tendances, les formations les plus demandées et celles qui génèrent le plus de valeur. Ces données constituent une base précieuse pour construire le planning de l’année suivante.
Les droits et obligations après la formation
Lorsqu’un salarié termine une formation prévue dans le planning, plusieurs situations peuvent se présenter concernant la reconnaissance des compétences acquises.
Le collaborateur réintègre normalement son poste de travail ou un poste équivalent à rémunération et qualification égales. L’employeur n’a pas l’obligation automatique de reconnaître les compétences acquises par un changement de qualification ou une augmentation de salaire, sauf dans deux cas précis : si l’employeur s’y est engagé formellement, ou si la convention collective ou le contrat de travail le prévoit.
Après une formation, le salarié conserve son droit de démissionner. Toutefois, attention aux clauses de dédit-formation qui peuvent figurer dans le contrat de travail. Cette clause peut vous engager à rembourser les frais de formation engagés par votre employeur en cas de démission dans un délai déterminé. Ces clauses doivent respecter certaines conditions de validité pour être opposables.
Les cas particuliers dans le planning de formation
Les parcours linguistiques pour salariés allophones
Votre planning peut inclure des formations spécifiques pour les salariés allophones, c’est-à-dire dont la langue maternelle est différente de celle du pays. Si vous êtes signataire d’un contrat d’intégration républicaine et engagé dans un parcours de formation linguistique, vous pouvez poursuivre ce parcours dans le cadre du plan.
Ces formations constituent un temps de travail effectif avec maintien de la rémunération. Elles ont une durée maximale de 80 heures et visent l’obtention de diplômes ou certifications attestant de la maîtrise du français à un niveau égal ou supérieur au niveau A2.
Les formations dans les zones sans banque locale
Dans certains secteurs comme la banque, des initiatives spécifiques peuvent être développées pour former des équipes dans des zones géographiques dépourvues d’établissements locaux. Ces formations répondent à des enjeux d’accessibilité et de service aux populations, notamment dans les zones rurales où 68 millions d’Américains vivent sans accès à une banque locale selon certaines études.
Digitaliser la gestion de votre planning de formation
La complexité croissante des plannings de formation, avec leurs multiples formats, acteurs et contraintes, rend la digitalisation quasi indispensable pour les départements RH.
Les avantages d’un logiciel SIRH dédié à la formation
Les solutions de Training Management System (TMS) transforment radicalement la manière dont vous gérez vos plannings de formation. Ces outils permettent de créer un portail de formations personnalisé pour vos collaborateurs et managers, facilitant ainsi l’accès à l’information et la gestion des demandes.
Un logiciel SIRH de gestion de la formation vous permet de partager votre offre via un catalogue en ligne, d’organiser vos sessions intra-entreprise, de réserver en quelques clics vos sessions inter-entreprises, et surtout de piloter votre budget de formation en temps réel.
Les fonctionnalités clés pour optimiser votre planning
Les solutions modernes offrent des fonctionnalités avancées comme l’accès à des catalogues enrichis de milliers de programmes avec avis utilisateurs, le suivi automatisé du statut des demandes de formation, l’évaluation de la qualité des formations par les stagiaires, et des tableaux de bord RH permettant une vision globale de votre politique de formation.
Le fonctionnement en mode SaaS garantit que les données sont actualisées en temps réel. Vos collaborateurs peuvent ainsi suivre à tout moment le statut de leur demande sans avoir à relancer leur manager ou le service RH, ce qui représente un gain de temps considérable pour tous les acteurs.
Les tendances actuelles en matière de planning de formation
Le monde de la formation professionnelle évolue rapidement, et votre planning doit s’adapter aux nouvelles réalités du marché du travail et aux attentes des collaborateurs.
La personnalisation des parcours de formation
L’approche générique ne fonctionne plus. Les plannings de formation modernes privilégient la personnalisation des parcours selon les besoins individuels, les spécificités de chaque talent et les objectifs globaux de l’organisation. Cette approche sur mesure maximise l’efficacité du plan et assure une pertinence directe entre les actions proposées et les résultats attendus.
L’intégration des innovations technologiques
Les formations intègrent de plus en plus les innovations comme l’intelligence artificielle, la blockchain et les actifs numériques. Certaines autorités de régulation, comme la FDIC dans le secteur bancaire, encouragent désormais une approche plus ouverte à l’innovation, reconnaissant que les compétences numériques deviennent essentielles dans tous les secteurs.
L’approche par les compétences
De nombreuses organisations évoluent vers une Skills-Based Organization, où la gestion des talents se fonde sur les compétences plutôt que sur les postes. Dans ce modèle, votre planning de formation devient l’outil central pour développer un référentiel de compétences et cartographier les savoir-faire disponibles dans l’organisation.
Les obligations légales et le cadre réglementaire
Votre planning de formation s’inscrit dans un cadre légal précis qu’il convient de respecter scrupuleusement.
Le cadre du Code du travail
Le Code du travail définit les obligations de l’employeur en matière de formation. L’article L6321-1 précise que l’employeur doit assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi. Cette obligation constitue le fondement légal de votre planning de formation.
Les articles L6321-2 à L6321-8 définissent les régimes applicables aux heures de formation, tandis que l’article R6321-4 précise les modalités pratiques. Le non-respect de ces obligations peut exposer l’employeur à des sanctions.
L’implication des représentants du personnel
Le Comité Social et Économique (CSE) doit être consulté sur le plan de développement des compétences. Cette consultation porte sur les orientations stratégiques de l’entreprise en matière de formation et sur le plan lui-même. Les représentants du personnel jouent ainsi un rôle essentiel dans la validation et le suivi de votre planning.
Optimiser le retour sur investissement de votre planning
Pour maximiser l’impact de votre planning de formation, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en œuvre.
Commencez par aligner systématiquement vos actions de formation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Chaque formation doit répondre à un besoin clairement identifié et contribuer à la performance globale. Privilégiez également la variété des formats pour s’adapter aux différents styles d’apprentissage de vos collaborateurs.
Mettez en place un système de suivi rigoureux permettant de mesurer l’impact réel des formations sur la performance individuelle et collective. N’hésitez pas à solliciter les retours des participants et des managers pour améliorer continuellement votre offre de formation.
Enfin, communiquez régulièrement sur votre planning auprès de l’ensemble des collaborateurs. Un planning de formation bien conçu mais méconnu ne produira jamais les résultats escomptés. La transparence et l’accessibilité de l’information constituent des facteurs clés de succès.
La construction d’un planning de formation efficace représente un investissement stratégique majeur pour votre organisation. En combinant une approche structurée, des outils digitaux performants et une véritable écoute des besoins de vos collaborateurs, vous transformerez votre planning en un levier puissant de développement des compétences et de performance durable. Les entreprises qui excellent dans ce domaine ne se contentent pas de répondre à leurs obligations légales : elles créent un véritable avantage compétitif en développant en continu les talents qui font leur réussite.
