Office Manager, fonds investissement, Paris. F/H

Entreprise: 

Nous recherchons pour l'uns de nos clients un prestigieux fonds d'investissement un(e) Office Manager. C'est un rôle essentiel où vous aurez la responsabilité de travailler sur une forte dimension Rh dans la structure ainsi que des missions liées au juridique, à la comptabilité et divers tâches administratives. Cette opportunité représente une possibilité de mettre en actions vos compétences acquises dans le domaines Rh et administratives au sein d'une structure dynamique à dimension internationale.

Poste:

Support Ressources Humaines (RH) :

• Gestion et classement des documents sociaux (retraite, mutuelle, article 83).
• Suivi des visites médicales et déclarations d'effectifs.
• Gestion des recrutements d'alternant(e)s et d'assistant(e)s.
• Préparation et suivi des documents pour les nouveaux arrivants (DPAE, badges, contrats, etc.).
• Interface avec les écoles et gestion des stages.
• Suivi du logiciel de gestion RH.
• Gestion des formations et des demandes de prise en charge.
• Organisation et suivi des revues de performance (Mid and Final Review).
• Mise à jour des tableaux de suivi RH (congés, évolution des salaires, etc.).

Juridique :

• Rédaction et mise à jour des procès-verbaux de comités.
• Suivi des mandats d'administrateurs et des documents RCCI.
• Gestion de la compliance (liste restrictive, Star Compliance).
• Mise à jour de l'organigramme et des documents légaux (KBIS, déclarations au greffe, etc.).
• Préparation des documents pour les Commissaires aux Comptes (CAC).

Support Comptable :

• Envoi et gestion des justificatifs de paiements.
• Gestion des factures : vérification, validation, et suivi des paiements.
• Coordination avec les services comptables.

Gestion des Notes de Frais (NDF) :

• Suivi des demandes de notes de frais et feuilles de temps.
• Préparation des tableaux de paie et de primes (ex. : prime d'impatriation).
• Vérification des paies et gestion des anomalies.

Administration Générale :

• Gestion de l'agenda de l'équipe Middle.
• Organisation des voyages et déplacements professionnels de l'équipe Middle.
• Gestion du courrier entrant et sortant.
• Organisation des déjeuners et événements internes.
• Gestion des demandes et des relations avec les collaborateurs (congés, attestations, arrêts de travail, mutuelle, etc.).

Divers :

• Gestion logistique pour les nouveaux arrivants et les collaborateurs en secondment.
• Organisation des événements de bien-être au bureau (ex. : goûters, shiatsu).
• Mise à jour des listes téléphoniques et suivi des tableaux de congés et télétravail.
• Gestion des commandes diverses (Amazon, fournitures de bureau).

Profil: 

• Expérience préalable dans un rôle similaire.
• Connaissance des Ressources Humaines et/ou comptable est un plus.
• Forte capacité d'adaptation et sens de la confidentialité.
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Maîtrise du français et de l'anglais.

Rémunération : 55k€-60K€ + Bonus + avantages.